يمكن للتخطيط الفعال قبل الذهاب في إجازة أن يجعل وقتك أكثر استرخاءً وممتعًا. مما لا يثير الدهشة ، تكشف الأبحاث أن الإجازات مفيدة لرفاهيتك العقلية والبدنية وأن معظم الموظفين يعودون أكثر إبداعًا وإنتاجية. ومع ذلك ، لزيادة فرصك في الحصول على إجازة مريحة ، من المفيد أن يكون لديك خطة لعبة في مكانها للتأكد من أن مسؤولياتك مغطاة عندما تختفي وتضع نفسك للعودة السهلة. تقول أنيتا ويليامز وولي ، أستاذة السلوك التنظيمي والنظرية في كلية تيبر للأعمال بجامعة كارنيجي ميلون في بيتسبرغ: “للاسترخاء حقًا ، يحتاج المهنيون إلى إعداد مدروس ، مما يساعدهم على تفكيك التفاصيل من الذاكرة العاملة والاسترخاء”.
إليك ما يقترحه الخبراء.
تحديد أهدافك
خذ الوقت الكافي للتغلب على كل من الأهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل التي أنت مسؤول عن الإدارة. يقترح Woolley نقاط العمل هذه فيما يتعلق بأهداف العمل التي يجب معالجتها قبل التوقيع على PTO الخاص بك.
- توضيح وتحديد أولويات المهام الفورية التي يجب إكمالها قبل المغادرة – واقعية حول ما يمكنك القيام به.
- قم بتأكيد ما يجب على فريقك التعامل معه (أو تجاهله) أثناء غيابك.
- حدد خطة العودة الخاصة بك ، بما في ذلك حالات الطوارئ في حالة التأخير.
إنشاء خطة محاذاة
قبل غيابك ، قم بإنشاء خطة لمساعدة فريقك على التعامل مع مسؤولياتك أثناء رحلتك. ينصح Woolley بما في ذلك استراتيجيات العقبات أو القضايا التي قد تنشأ أثناء وجودك بعيدًا. هذا ما توصي به:
- تعيين المسؤوليات بوضوح. أحد الاقتراحات هو قائمة مهام العطلات ، حيث يتم تقسيم واجباتك المحددة بين أعضاء الفريق الآخرين. تأكد من أن الجميع يفهم ما يتحملونه.
- اتفق على القضايا العاجلة وتأمر بالاتصال بك ، وتمكين فريقك من التعامل مع كل شيء آخر.
- حدد المخاطر الحرجة وتوفير إرشادات صريحة حول كيفية التعامل مع حالات الطوارئ بدونك.
إخطار فريقك
تأكد من السماح لزملائك وعملائك بمعرفة متى ستخرج من مكتبك. يقول وولي:
- كن استباقي. قم بتنبيه فريقك أنك ستكون في إجازة بدلاً من زميل أو عميل يتلقى رسالة بريد إلكتروني للارتداد والتي تعلن عن أنك خارج المكتب.
- أبلغ كل من يحتاج إلى معرفة غيابك.
- حدد “حارس البوابة” الموثوق به وهو شخص يقرر متى يتصل بك ويعمل كمرجع رئيسي للآخرين.
اليوم السابق لعطلتك
على الرغم من أنك متحمس لكسرك ، تأكد من اختتام أي نهايات فضفاضة. توفر آني روزنكرانز ، مديرة الناس ومديرة الثقافة في Hibob في نيويورك ، هذه النصائح:
- أرسل رسائل البريد الإلكتروني المتابعة النهائية ، وإغلاق المهام الصغيرة ، وربط انتصارات سهلة.
- تجنب دفع عمل جديد غير لاقتبس إلى الآخرين مباشرة قبل المغادرة ، وبدلاً من ذلك قم بتوجيههم عند العودة.
- إلغاء أو تراجع أو إعادة جدولة الاجتماعات في التقويم لوقتك بعيدًا.
- قم بإعداد رسائل Out Out Office (OOO) على البريد الإلكتروني والركود ومنصات الاتصال الأخرى.
قم بإعداد نفسك للعودة السهلة
يقول Rosencrans إن وضع خطة قبل المغادرة لقضاء إجازة يمكن أن يقلل من قلق ما قبل الرحلة والتأكد من إعداد أنت وفريقك للنجاح خلال وقتك بعيدًا.
“الخطة المنظمة تمنح الموظفين الوقت للانتقال عملياً وعاطفياً عن وضع العمل” ، تتابع. “عندما يتم تنفيذه جيدًا ، يخلق هذا النهج الوضوح والمساءلة والمساحة لفصلها حقًا. إنه يوفر أيضًا لزملائه في الفريق أنه لن يسقط أي شيء عبر الشقوق في غيابك.”
ينصح Woolley في Carnegie Mellon بتنظيم مساحة العمل والأولويات في وقت مبكر ، مما يضمن توجيه أهدافك في أيامك الأولى ، بدلاً من صندوق الوارد المفرط. إنها توصي بإعداد نفسك لعودة أسهل: “حديقة على منحدر منحدر”.
كن مطمئنًا ، مع بعض التخطيط الذهني ، يمكنك الاستمتاع بإجازتك بقلق أقل. يؤكد Rosencrans أن الوقت لم يكن مجرد استراتيجية ، إنها استراتيجية أداء. “كلما تعاملنا عن قصد ، كلما نحمي الرفاهية والإنتاجية على المدى الطويل” ، كما أوضحت. “ولا ينبغي لأحد أن يشعر بالذنب بسبب فصلها. إذا قمنا بتطبيع التخطيط المهيمن والمحترم قبل التزايد ، فإننا نضع مساحة للراحة الحقيقية وهذا شيء يستحقه كل موظف.”
