أصبح الوقت والاهتمام المورد الأكثر استنفادًا في مكان العمل الحديث. خلقت الاجتماعات المتتالية ، والازدحام التقويمي ، وتبديل السياق المستمر أن تسحق قدرتنا على حمل الحمل المعرفي اليومي عجزًا زمنيًا يقوض الأداء والطاقة وجودة القرار.
يمكن للمديرين قضاء ما يصل إلى 23 ساعة في الأسبوع في الاجتماعات. ومع ذلك ، وجدت دراسة حديثة أن 70 ٪ من الاجتماعات تمنع الموظفين من العمل الثمين ، وأن 71 ٪ من المديرين أبلغوا عن أن الاجتماعات “مكلفة وغير مثمرة”. تبلغ تكلفة التقارير الأخرى لمصادر الحمل الزائد ما يقدر بنحو 37 مليار دولار في خسائر الإنتاجية سنويًا. يردد أبحاث مماثلة هذا ، مشيرًا إلى الخسائر النفسية والمعرفية للاجتماعات غير المنتجة: التركيز المفقود ، والقرارات المتأخرة ، والعمل الضحل ، والإرهاق المزمن.
المشكلة ليست مجرد عدد من الاجتماعات – إنه الافتقار إلى الانضباط حول ماهية الاجتماعات.
عندما تحاول اجتماعات الفريق أن تفعل كل شيء-العاصفة ، وصنع القرار ، وتحديثات الحالة ، وحل النزاعات ، والاتصال الاجتماعي-ينتهي الأمر بأي شيء بشكل جيد. والأسوأ من ذلك ، أنهم يخرجون وقتًا من المجالات الحاسمة مثل التفكير العميق ، تدريب الفريق ، وحل المشكلات ، وصنع القرار ، والتنفيذ الفعلي.
الإصلاح لا يتوسع أو تشديد جداول الأعمال. يتعلق الأمر بإجراء إصلاحات جريئة: قطع ما لا ينتمي ، والاستثمار في الوقت الذي يهم ، وإنشاء معايير المجموعة أو الفريق التي تعطي أولوية القيمة على الحجم.
للمساعدة في مكافحة الوقت في إهدار الميول من اجتماعات فريقك ، وجدت إصلاحات بسيطة لمشاكل الاجتماع المشتركة التي يمكن أن تمنح فريقك بعض الوقت الذي تشتد الحاجة إليه كل أسبوع.
1. التمسك بجداول الأعمال المركزة
تتسبب جداول الأعمال المفرطة في الجري في الاجتماعات الطويلة ، والانجراف ، والتفوق ، وركل الموضوعات على الطريق ثم تتطلب متابعة لحل ما لم ينته. ذكرت الأبحاث من جامعة هارفارد أن جداول الأعمال المخططة والمُقالة هي من كبار المحركات من المهرجانات الزمنية. عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويات جدول الأعمال ، يمكن إجراء المفاضلات.
الإصلاح
حدد ما يستحق اللقاء حقًا ، ثم تضييق نطاق جدول الأعمال. قم بتسمية المنفذ للاجتماع ، وجعلهم متمسكين لإدارة الموضوعات والوقت والنتائج. تشمل الأمثلة:
اجتماع يستحق
- القضايا التي تحتاج إلى مدخلات تعاونية أو محاذاة عالية المخاطر
- مواضيع مع إلحاح واضح وتأثير استراتيجي
- القرارات ذات التأثير الأوسع الذي يحتاج إلى وجهات نظر أصحاب المصلحة
اجتماع لا يستحق
- تحديثات الحالة (انتقل إلى أدوات غير متزامنة مثل مقاطع الفيديو الطوي أو البريد الإلكتروني)
- موضوعات بدون متطلبات قرار أو غرض واضح
نصيحة قضية العميل
شاركت شركة التكنولوجيا العالمية I شراكة مع خفض اجتماعها التنفيذي لمدة 90 دقيقة إلى 50 دقيقة باستخدام نموذج تقديم الموضوع. إذا لم يكن الموضوع في الوقت المناسب أو جاهزًا للقرار ، أو محاذاة مع أفضل ثلاث الأولويات ، فقد تم تأجيله أو إعادة توجيهه إلى وقت آخر أو منتدى مناسب.
2. كن انتقائيًا حول المشاركين
بما في ذلك أن يكون الجميع منصفين أو يُنظر إليه على أنه يشمل أن يخلق قوائم واجتماعات حاضرة متضخمة حيث معظم المشاركين ليسوا ضرورية. تشير بعض الثقافات إلى أنه “إذا تلقيت دعوة اجتماع ، اقبلها” كسلوك معياري بغض النظر عما إذا كنت تعتقد أنه يجب عليك الحضور. يقترح الباحثون في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا أنه حتى الأفعال البسيطة لتصبح أكثر تعمدًا بشأن قبول دعوات الاجتماعات ، ستؤثر على تأثير إيجابي.
الإصلاح
ادع فقط أولئك الذين لديهم غرض واضح – وقول رفضًا لطيفًا “للمشاركين في السياق” ، والذين يمكنهم إطلاعهم على الاجتماع من خلال وسائل أخرى.
يشمل
- الأشخاص الذين لديهم حقوق القرار أو أدوار التنفيذ أو المعرفة النقدية للمشاركة أو الموازنة
- الأدوار المحددة (على سبيل المثال ، قرار ، مستشار ، منفذ)
- شخص ما أو منظمة العفو الدولية تتبع القرارات والإجراءات والاتصالات الأساسية المتابعة مع الملكية لمشاركتها مع أولئك الذين يحتاجون إلى مخرجات إعلامية
استبعاد
- أصحاب المصلحة دون دور مباشر في النتيجة
- المشاركين السلبيين أو السياقيين يأتون فقط لمتابعة ما يحدث في المشروع أو القضية
نصيحة قضية العميل
قام أحد فريق القيادة العالمي بتعيين مشروع يؤدي إلى مراجعة ملخص الذكاء الاصطناعى من كل اجتماع ، إلى جانب التسجيل من أجل توضيح أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى الاحتفاظ به في الحلقة. خفض القادة الحضور بنسبة 35 ٪ وشاهدوا جودة الاجتماع ومشاركة التحضير يرتفع بشكل كبير.
3. إنشاء معايير الاجتماع
غالبًا ما تولد الاجتماعات التي تشعر بالإنتاجية في الوقت الحالي ارتباكًا بعد ذلك عندما تكون توقعات كيفية الكشف عن الاجتماع غير مستوفاة. ملاحظتي هي أن أعضاء الفريق لديهم توقعات غير معلنة ومختلطة حول تلبية آداب آداب السلوك والمعايير والنتائج. على هذا النحو ، يمكن أن تؤدي التوقعات غير الملباة بسهولة إلى كل شيء من المشاعر الساخرة إلى المناقشات المتكررة التي تضيع وقتًا وتخلق الفضل. ستيفن روجلبرغ ، أستاذ بجامعة نورث كارولينا ومؤلف كتاب ” علم الاجتماعات المفاجئ، يوصي قواعد مثل أخذ الفواصل ، والحد من وقت التحدث الفردي حتى يحصل الجميع على فرصة للوزن ومناقشات المساءلة المنضبطة في نهاية الاجتماعات للحد من الارتباك والتأخير وإعادة الصياغة.
الإصلاح
بناء في معايير الإغلاق المفيدة ، مثل الإغلاق من 5 إلى 10 دقائق مع مناقشات الملكية والمساءلة الإلزامية التي تغلق كل اجتماع لتكون واضحة للتوقعات.
يشمل
- ميزانية لخلاصة نهاية العمل لمدة لا تقل عن خمس دقائق لما تم حله-وما لم يكن. لا تترك نهاية فضفاضة دون مراقبة من خلال التحدث عن مكان ومتى لم يتم حل ما لم يتم حله
- اتخاذ قرارات واضحة ، وعناصر العمل مع الملكية ، وتوقيت الانتهاء ، والخطوات التالية. يمكن للعديد من أدوات الذكاء الاصطناعي تلخيص وتوضيح أبرز الأحداث والقرارات وخطوات الإجراءات والتفاصيل الأخرى التي تحتاج ببساطة إلى المراجعة للدقة والتوزيع على أعضاء الفريق
استبعاد
- “حسنًا ، يبدو أننا خارج الوقت” ، من جدول الأعمال الفقير وإدارة الوقت
- قواعد غير مفيدة أو مؤرخة تعمل كتقليد ولكن ليس لها غرض حقيقي
- محادثات مفتوحة بدون حل ، خاصة عندما يكون الغرض هو إدارة الصراع أو الأفكار المتضاربة
- القرارات المؤجلة بدون جدول زمني
نصائح حالة العميل
لقد عملت مؤخرًا مع فريق كان سيئ السمعة لزيادة القضايا وجلب الأفكار إلى الطاولة – وهو أمر رائع على ما يبدو – حتى نفد الوقت في كل اجتماع. لقد لاحظت أن العديد من القضايا خارج الموضوع قد ظهرت على السطح وتم تبديد الوقت بعيدًا عن الغرض من الاجتماع. في النهاية ، سيضعون هذه المواضيع في “موقف السيارات” من الموضوعات ، ولا يتم إعادة النظر فيها أبدًا. كانت هذه قاعدة قديمة من القائد السابق ، ولم تقدم أي قيمة ، ولكن يستهلك الوقت الثمين. طلبت منهم تقييم أهمية هذه القضايا وإما الالتزام بمناقشتها إذا كانت ذات صلة أو تحمل مسؤولية نقل الموضوعات إلى اجتماع ذي صلة.
بمجرد أن يدركوا عدم متابعة أي شخص على العناصر ، أصبح الاختيار سهلاً وأسقطت ممارسة موقف السيارات.
فريق آخر من المديرين التنفيذيين الذين عملت معهم سيتحدث عن بعضهم البعض حتى سيطرت على المحادثة بأعلى شخص في الغرفة. ترك هذا التعليقات القيمة ووجهات النظر قبل اتخاذ القرارات المهمة. كانت المعيار الذي وافقه الفريق هو الإبلاغ عن رنين محدد عندما حدثت الديناميكية. ثم يكسر الفريق لمدة 5 إلى 10 دقائق ويعود لتحديد الخطوات التالية حتى يمكن سماع الأصوات الأخرى في الغرفة.
أخيرًا ، قام فريق واحد عملت مع ما يقرب من 32 ساعة في الربع عن طريق توحيد مهام الخطوة التالية في نهاية كل اجتماع.
4. تخلص من الاجتماعات القديمة المتكررة
غالبًا ما تستمر الاجتماعات المتكررة عن العادة – حتى عندما تلاشى الغرض الأصلي. هذا يقلل من الوقت للعمل الاستراتيجي والتفكير العميق.
الإصلاح
بمجرد أن يكون للاجتماع غرض ، قضاء بعض الوقت بلا رحمة على هذا الغرض. عندما يتم استيفاء هذا الغرض ، فكر بعناية في الحاجة إلى مواصلة الاجتماع أو المحور نحو معالجة غرض مختلف.
عن قصد
- اجتماعات مع ما قبل المطلوبة والنتائج المحددة
- توقعات الإعدادية المحددة مسبقًا (على سبيل المثال ، مراجعة مستندات ، إرسال أسئلة)
- تقييم مدى قرب الفريق من معالجة الغرض بالكامل
- عندما تم تحقيق الغرض/إذا كان الغرض ، حدد الخطوات التالية على الفور
غير قصد
- اجتماعات دائمة بدون أجندة نشطة
- عقدت الاجتماعات “لمجرد أنه يوم الاثنين”
- الاجتماعات القديمة التي كانت تحدث بشكل متكرر من العادة ، لكن لا أحد يعرف السبب
دراسة حالة
ألغت شركة استشارية اجتماع أسبوعي متكرر لمدة ساعة واستبدلته بنموذج “جاهز للقرار”. كان من المتوقع أن يكمل أعضاء الفريق ما قبل العمل وتقديم الأسئلة قبل خمسة أيام. إذا كانت المشاركة الإعدادية منخفضة ، تم إلغاء الاجتماع ، وتم تفويض حقوق القرار إلى قيادة المشروع. استعاد هذا أكثر من 100 ساعة في السنة – تم إعادة تخصيص الوقت لتصميم العمل والتدريب واستراتيجية العميل.
الوقت كأصل استراتيجي
الاجتماعات ليست مجرد أداة تنسيق – فهي خيار للميزانية. كل اجتماع هو مفاضلة مع العمل الحقيقي والتفكير العميق وإدارة الطاقة.
عندما يبدأ القادة في علاج الوقت مثل رأس المال – مع التدقيق والنية والانضباط – تحصل على نتائج أفضل مع عدد أقل من الاجتماعات. إنهم يتخذون القرارات بشكل أسرع ، ويشعرون بدرجة أقل ، ويقضون المزيد من الوقت على ما يحرك الإبرة بالفعل. حتى على الأقل ، يمكن للفرق استعادة الوقت بدءًا من سؤال واحد: ما الذي نرغب في التوقف عن القيام به حتى نتمكن من قضاء بعض الوقت في حيث يهم ذلك؟
