أول الأشياء أولاً: كلما كان ذلك ممكنًا ، يقول العلم ليس لديه الكثير من الاجتماعات.
هنا لماذا:
- يُظهر التحليل التلوي لأكثر من عقد من البحث زيادة في إنتاجية الموظفين بأكثر من 70 ٪ عندما يتم تخفيض عدد الاجتماعات بنسبة 40 ٪.
- دراسة نشرت فيمجلة السلوك التنظيمي وجدت أن الاجتماعات التي تبدأ في وقت متأخر لا تضيع الوقت فقط: الاجتماعات التي تبدأ في وقت متأخر 10 دقائق أقل ثلثًا من حيث النتائج الفعلية والمتصورة من الاجتماعات التي تبدأ في الوقت المحدد.
- دراسة نشرت في نصوص الجمعية الملكية في لندن وجدت أن الأشخاص الذين تم وضعهم في مجموعات صغيرة طلبوا حل المشكلات يعانون من انخفاض معدل الذكاء الفردي بنسبة 15 ٪ تقريبًا. المشي في اجتماع ، على الفور احصل على أخرق.
لذلك نعم: توقف عن عقد الكثير من الاجتماعات. (إلى جانب ذلك: التقويم الكامل – وخاصة التقويم المليء بالاجتماعات – لا يمثل أبدًا وكيلًا للإنتاجية.)
ولكن ماذا لو كنت بحاجة حقًا إلى عقد اجتماع؟ كيف يمكنك جعل هذا الاجتماع مركّزًا ومنتجًا قدر الإمكان؟ استعارة الانتقال من مجموعة أدوات القيادة في أوبرا وينفري.
ابدأ بالنية
بريندون بورتشارد ، مؤلف كتاب ” العادات عالية الأداء: كيف يصبح الناس غير العاديين بهذه الطريقةيقول أوبرا كل اجتماع من خلال طرح ثلاثة أسئلة:
- ما هي نيتنا لهذا الاجتماع؟
- ما هو المهم؟
- ما يهم؟
الفرضية وراء هذا النهج بسيطة. الأداء العالي يسعى باستمرار إلى الوضوح. (والموظفين الذين ليسوا أداءً كبيراً – لا يتمكنون من الوضوح.) إنهم يعملون بجد لخلع الانحرافات حتى يتمكنوا يكررركز على ما هو مهم.
وضوح؟ إنه ليس شيئًا أنتيحصل. الوضوح شيء عليكيطلب: تكسب الوضوح والتركيز ، فقط عندما تبحث عنهم بنشاط.
ضع في اعتبارك أن نفس الشيء ينطبق على المستوى الشخصي. لا ينتظر الأشخاص الناجحون الزناد الخارجي لبدء إجراء تغييرات. لا ينتظر الأشخاص الناجحون حتى رأس السنة الجديدة ، أو حتى الاثنين ، أو حتى أول الشهر ؛ يقررون التغييرات التي يريدون إجراؤها وبدأوا.
الآن.
لهذا السبب يجب ألا تتضمن أجندة الاجتماع كلمات مثل خلاصةو معلومةو مراجعةو أو مناقشة. إن جعل الجميع يتجهون إلى السرعة ، سواء تم ذكره رسميًا على أنه نية أم لا ، هو سبب رهيب لعقد اجتماع. وإذا كانت المعلومات مطلوبة لاتخاذ قرار أثناء الاجتماع ، فقم بمشاركته في وقت مبكر. أرسل المستندات والتقارير وما إلى ذلك إلى المشاركين مسبقًا.
الاجتماعات الجيدة تؤدي إلى قرارات. ماذا. من. متى. اتجاه واضح. إجراءات واضحة. مساءلة واضحة.
والتمسك بهذه النية
لهذا السبب عادةً ما يكون للاجتماعات الأكثر إنتاجية أجندات الجملة الواحدة: “تعيين تاريخ إطلاق المنتج”. “حدد المورد.” “تحديد مسؤوليات طرح.”
من الأسهل بكثير تحقيق هذه جداول الأعمال عند بدء اجتماع بالطريقة الصحيحة: من خلال الإبلاغ بوضوح عن النوايا ، ثم التمسك بتلك النوايا.
جربه. في المرة القادمة التي تعقد فيها اجتماعًا ، قم بتشغيله – في وقت – من خلال الإجابة على الأسئلة الثلاثة للمجموعة. اذكر النية. اشرح سبب أهمية ذلك. اشرح لماذا يهم. إذا وجدت نفسك في اجتماع ينجرف ، ساعد الجميع على التركيز من خلال طرح الأسئلة الثلاثة. اسأل عما تحاول تحقيقه حقًا. حدد سبب أهمية ذلك ، ولماذا يهم.
على الرغم من أن الأمر قد يشعر بالحرج ، إلا أن الجميع في الاجتماع سيشكرونك على ذلك.
لأنه لا أحد يحب اجتماعًا غير مثمر.
ولا ينبغي لك.
– جيف هادن
ظهرت هذه المقالة في الأصل في شركة سريعةمنشور أخت ، شركة.
شركة. هو صوت رجل الأعمال الأمريكي. نحن نلهم وإبلاغ وتوثيق الأشخاص الأكثر روعة في مجال الأعمال: المبتدئين والمبتكرين ، والمقاربين المتقوّلين فائقين الذين يمثلون القوة الأكثر ديناميكية في الاقتصاد الأمريكي.
