يقضي زملاء المعرفة تقريبًا يوم عمل واحد كل أسبوع ، أو 23 ٪ من وقتهم ، في اجتماع. غالبًا ما يمنع وزن يوم العمل الموظفين من قضاء وقت غير متقطع للتركيز ، مما تسبب في تمديد ساعاتهم إلى ما يتجاوز 9 إلى 5.
من المغري أن تتبنى الشركات جاذبية “عدم وجود اجتماعات” ، على أمل أن يؤدي الوقت الإضافي إلى عمل أكثر تركيزًا. ولكن هل يعمل القضاء على الاجتماعات فعليًا؟
أقنعت غريس ويليامز ، نائب الرئيس لعلاقات العملاء في وكالة العلاقات العامة ، فريق قيادتها بإلغاء جميع الاجتماعات لمدة أسبوع. مع وجود أكثر من 20 اجتماعًا يملأ أكثر من نصف جدولها ، شاهدت غريس “أسبوعًا لا اجتماعات” كفرصة لإنجاز عمل ذي معنى أثناء تخفيف بعض التعب.
النتيجة؟ في حين أن بعض الموظفين قد ضاعوا التفاعلات الاجتماعية واكافحوا مع فهم عبء العمل ، قال 92 ٪ من الموظفين إنهم يرغبون في تكرار التجربة مرة أخرى في وقت لاحق من ذلك العام.
إذن ، ما هي الخطوة الصحيحة للشركات؟ ” هل يجب أن يكرسوا يوميًا للعمل العميق ، أو اختبار أسبوع كامل بدون اجتماعات؟
هنا ، يشترك ممثلو الشركات من جميع الأحجام في كيفية إعادة التفكير في ثقافة الاجتماع.
النظر في يوم واحد من العمل العميق
أحضرت معي سياسة “لا تجديف يوم الجمعة” عندما انضممت إلى تورمااش قبل عامين-تبنتها بقية الشركة بعد فترة وجيزة. النتيجة؟ إنتاجية أعلى ، لا فجوات اتصال ، وتحول ملحوظ في الروح المعنوية. يستخدم الأشخاص أيام الجمعة للحاق بآثار البريد الإلكتروني ، وإنهاء مهام المشرف ، وربط الأطراف الفضفاضة ، مما يمسح الفوضى العقلية قبل عطلة نهاية الأسبوع. كما أنه يخلق حافزًا طبيعيًا لإنهاء العمل التعاوني بحلول يوم الخميس ، لذا فإن المواعيد النهائية تميل إلى أن تتعرض للضرب في وقت سابق.
جاءت الفكرة من تجربتي في الشركات الكبرى ، حيث تم إلغاء اجتماعات الجمعة غالبًا في اللحظة الأخيرة من خلال القيادة ، ورفضت يومك وعقلك. لقد شعرت بعدم الكفاءة والإحباط ، لذلك قررت أن أقلب هذا السيناريو والتخلص من توقعات الاجتماعات تمامًا.
نبقى على اتصال من خلال فرق Microsoft ، وأصبح يوم الجمعة عضويًا يومًا يشارك فيه الأشخاص انتصارات أسبوعية في قنواتنا – مع الحفاظ على التدفق المتدفق مع تكريم وقت العمل العميق.
هيذر كورتيس ، مدير المبيعات والتسويق ، تورماخ
امنح الموظفين أدوات للخروج من الاجتماعات
لا ينبغي أن تكون أي سياسات اجتماعات ولا أسابيع اجتماعات شيء من الماضي بفضل الذكاء الاصطناعي.
بدلاً من النهج الشامل أو لا شيء يحد من كيفية رغبة الناس في العمل ، بدلاً من ذلك يمنحهم الأدوات اللازمة للخروج من الاجتماعات التي يمكنهم تفويتها ، مع ضمان حصولهم على المعلومات التي يحتاجونها. كل شيء أكثر إمكانية بلا حدود اليوم.
عندما تنفذ الفرق اجتماعًا من الذكاء الاصطناعي ، يحضر الأفراد بشكل طبيعي 20 ٪ من الاجتماعات على الفور تقريبًا ، مع الاستمرار في الوصول إلى المحتوى عبر تقارير الاجتماع المشتركة والبحث في المؤسسات المتصلة. لا أحد يتعين على مراجعة دقائق الاجتماع بعد الآن ؛ أنت ببساطة تطالب قاعدة معرفتك بالمعلومات التي تحتاجها ، وتنتقل خلال يومك بشكل أسرع.
ديفيد شيم ، مؤسس ورئيس تنفيذي ، اقرأ الذكاء الاصطناعي
مرساة الأسبوع مع الالتزامات العامة المكتوبة
يتطلب النمو السرعة ، وكانت الاجتماعات تبطئنا. لذلك ، قمنا بتنفيذ سياسة كاملة بدون تحضير لمدة خمسة أيام عمل متتالية. لا توجد مكالمات منتظمة أو شيكات أو حتى مكالمات “سريعة”. قمنا بتنظيمها مثل العدو ، مع الالتزام كل مشارك بمشروع رئيسي واحد لهذا الأسبوع ومشاركته في خيط الركود صباح الاثنين.
تضاعف الإخراج خلال هذا الأسبوع مقارنة بالأسبوع المعتاد ، كما تم قياسه بعدد الحملات التي تم إطلاقها وتسليم الميزات. شعرت الكهرباء. ومع ذلك ، بحلول يوم الجمعة ، أدركنا أن العلاقات عانت قليلاً ؛ كان التعاون غير الرسمي و reffing الإبداعي غير موجود تقريبًا دون دردشات في الوقت الفعلي.
لضمان النجاح على المدى الطويل ، مرساة الأسبوع مع الالتزامات العامة المكتوبة. في Beehiiv ، نطلب انطلاق يوم الاثنين وملخص يوم الجمعة. بدون ذلك ، فإن عدم وجود اجتماعات يجعل الناس غير مرئيين ، والخفي يقتل الزخم بشكل أسرع من الاجتماعات التي يمكن.
إدوارد وايت ، رئيس النمو ، بيهييف
احصل على المشاركة من أعلى لأسفل
نفذت Shift العمل العميق الأربعاء لأكثر من عام للشركة بأكملها. المفتاح لسياسة عدم التحضير الناجحة هو تحقيق أولاً شراء حقيقي من أعلى لأسفل. غالبًا ما يكون ذلك على مستوى القيادة حيث تنشغل الجداول الزمنية ودعوات الاجتماعات ، يتم تحديد موعد للعثور على الوقت الذي لا يوجد فيه أحد اجتماعات.
يتطلع أعضاء الفريق الفرديون أيضًا إلى قيادة الشركة لتقييم مدى التزامهم بالسياسات الجديدة أو التغييرات في سير العمل. يعتمد النجاح على المدى الطويل لسياسة عدم تحضير الشركة على تلك الموجودة في الأعلى ضبط النغمة المناسبة والقيادة بالقدوة.
سابرينا باناديغا ، نائب الرئيس للتسويق ، التحول
كن مقصودًا بشأن الاجتماعات
لا تتعلق عادات الاجتماع المدروسة تمامًا ، ولكن الأمر يتعلق بالتعمد. أنا لا يرحم حول حضور الاجتماعات فقط مع أجندة واضحة. إذا كان من الممكن مشاركة شيء ما على أنه اتصال مستمر ، بدلاً من اجتماع منفصل ، فيجب أن يكون كذلك. إذا كان بإمكاني تمكين شخص ما من المضي قدماً بدوني ، بل أفضل.
نصيحتي؟ يقود القدوة. الدفاع عن التقويم الخاص بك ، وتحديد أولويات العمل العميق ، وتطبيع فكرة أن عدم التواجد في كل اجتماع يمكن أن يكون في الواقع علامة على فريق قوي وتمكين وموثوق به ، وليس للفريق المنفصل.
Jean-Christophe Taunay-Bucalo (JC) ، الرئيس والمدير العمليات في Travelperk
